Wydatki firmowe podlegają zazwyczaj szczególnej kontroli ze strony Urzędu Skarbowego. Z tego względu firmy przykładają dużą uwagę do tego, aby prowadzić ewidencję w sposób odpowiadający wymogom prawa. Zakup wyposażenia do biura to dość kosztowna inwestycja, dlatego warto wcześniej dokładnie dowiedzieć się, jak poprawnie zaewidencjonować ją w księgach rachunkowych oraz jakie dowody przedstawić urzędnikom w razie ich wizytacji.
Komplet mebli biurowych – jak poprawnie przeprowadzić ewidencję?
Podstawą prawną ewidencji zakupu mebli w firmie jest Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT). Zgodnie z przepisami firma ma możliwość wliczenia w koszty uzyskania przychodu wydatków poniesionych na zakup wyposażenia. Musi jednak udowodnić, że zakup ma związek z prowadzoną działalnością lub może przyczynić się do zwiększenia osiąganego przychodu. Kupno profesjonalnych mebli do biura jest klasyfikowane jako zakup środków trwałych, które podlegają amortyzacji. Meble firmowe mogą być uznawane za środki trwałe, a nie wyposażenie, jako że zazwyczaj charakteryzują się długim okresem użytkowania (i jeśli wyposażamy całe biuro, to zwykle wydajemy więcej niż 10 tys. złotych). Zgodnie ze wspomnianym rozporządzeniem meble będące wyposażeniem biura zostały zaklasyfikowane jako „Pozostałe narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposażenie, gdzie indziej niesklasyfikowane” i przynależą do grupy ósmej jako rodzaj 808. Z tego względu stawka przypisanej amortyzacji to 20%. Uwzględniając wyposażenie w ewidencji środków trwałych, należy pamiętać o tym, że w celu amortyzacji wydatków za pojedynczą jednostkę można uznać zarówno jeden mebel, jak i cały ich zestaw pod warunkiem, że stanowią one stałą zabudowę.
Uzasadnienie zakupu mebli biurowych
Nabycie biurka lub krzesła biurowego można łatwo uargumentować jako zakup niezbędny do prowadzenia działalności. Co jednak z meblami, które mają nieco inny charakter, takimi jak na przykład sofa lub fotele? Jako uzasadnienie zakupu tego rodzaju mebli biurowych można podać na przykład chęć zapewnienia odpowiednio reprezentatywnego miejsca do spotkań z klientami lub konieczność zakupu odpowiedniego wyposażenia do prowadzenia szkoleń. Z możliwości odliczenia zakupu mebli biurowych od uzyskiwanego dochodu korzystają nie tylko firmy prowadzące działalność w biurze, ale również osoby pracujące w domu. Wówczas warto zadbać o to, aby biuro było odpowiednio oddzielone od przestrzeni prywatnej i było wykorzystywane jedynie do zadań związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – idealnie jeśli jest to osobne pomieszczenie, a przynajmniej odpowiednio wyodrębniona przestrzeń. W ten sposób podatnik zabezpieczy się na wypadek ewentualnej kontroli z Urzędu Skarbowego.
